Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

Wenn du noch nie mit einer virtuellen Assistentin (VA) zusammen gearbeitet hast, fragst du dich wahrscheinlich, wie das ganze eigentlich funktioniert. Glaub mir, ich kann es total verstehen, wenn du unsicher bist. Gerade in Bezug auf Datenschutz, Datenaustausch, Passwörter, etc.

Als ich in dem Business angefangen habe, hatte ich auch erstmal tausend Fragezeichen im Kopf. Wie soll das funktionieren, wenn ich nicht irgendwo vor Ort bin? Wie geht das, wenn alles nur online erfolgt? Wie sicher ist das eigentlich? Aber: keine Sorge. Es ist einfacher als gedacht. Dank der heutigen Technik und Digitalisierung, ist tatsächlich so gut wie alles online möglich. Letztendlich ist die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz nichts anderes als mit einem Mitarbeiter vor Ort.

Gerne möchte ich heute mal ein wenig Transparenz schaffen und dir zeigen, wie die Zusammenarbeit mit einer VA wirklich funktioniert.

Gründe für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

Die Gründe für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin können so vielfältig sein. Viele meiner Kunden lieben ihr Business und das was sie tun, haben aber keine Lust sich z. B. mit ihrer Webseitengestaltung zu beschäftigen. Oder mit ihrer Contentplanung. Oder mit ihrem Backoffice. Oft fehlt ihnen auch einfach die Zeit. Oder aber sie haben den Fokus auf ihr Kerngeschäft aus den Augen verloren. Weil sie zuviel Zeit mit Aufgaben verbringen (müssen), die ihr Geschäft nicht wachsen lassen. 

Um dies zu ändern, ist es sinnvoll sich eine virtuelle Assistentin ins Boot zu holen. Die kann dir den Rücken freihalten und dir Aufgaben abnehmen, die du vielleicht nicht gerne machst, oder die nicht zwingend von dir selbst übernommen werden müssen. Im Prinzip kannst du alle Aufgaben delegieren, die keine persönliche Anwesenheit erfordern.

So hast du am Ende wieder mehr Zeit für deine Kunden und für die Dinge, die dein Business wachsen lassen. 

Das tolle an einer virtuellen Assistentin ist, dass sie nur nach deinem Bedarf arbeitet. Also nur dann, wenn du sie auch wirklich brauchst. Du musst keinen festen Mitarbeiter einstellen, für den du Gehalt und Sozialversicherungsabgaben zahlst, oder einen Arbeitsplatz bereitstellen musst. Du sparst also eine Menge Geld ein, hast aber trotzdem eine Menge Zeit gewonnen!

Kommunikation

Die Kommunikation bei der  mit deiner virtuellen Assistentin kann auf ganz unterschiedlichen Wegen erfolgen. Der Klassiker ist sicher das Telefon und E-Mail, aber gerade im Erstgespräch oder für längere Projektbesprechungen finde ich Videotelefonie persönlicher. Mein Standardtool ist hier Zoom, da dies von jedem Nutzer ganz einfach im Internetbrowser angewendet werden kann, ohne vorher installiert werden zu müssen. Außerdem kann der Bildschirm geteilt werden, was natürlich die Erklärung neuer Aufgaben, oder auch Besprechungen einfacher macht.

Projekttools

Bei den Tools gibt es auch unendlich viele Möglichkeiten, mit denen z. B. Aufgaben kommuniziert, oder To-Do’s und Fortschritte festgehalten werden können. 

Ich empfehle hier die Projektmanagement-Tools Trello, oder Asana. Wobei ich selbst am liebsten mit Trello arbeite. Die Tools bieten die Möglichkeit, Dateien auszutauschen, Projekte und Aufgaben zuzuweisen, oder zu kommentieren.

Die Tools sind in der Basisversion kostenfrei, was meiner Meinung und Erfahrung nach völlig ausreichend ist.

Ich nutze Trello z. B. auch für meine Themensammlung und Contentplanung. Hier behalte ich so immer den Überblick und verteile meine Ideen nicht auf tausend Zetteln, die dann am Ende überall und nirgendwo rumfliegen 🙂

Ihr wollt wissen, wie meine Contentplanung aussieht? Holt euch jetzt meine kostenlose Contentplan-Vorlage auf Trello!

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Zeiterfassung

Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin erfordert ein hohes Maß an Vertrauen. Aber ist es nicht letztendlich bei jedem Mitarbeiter so? Klar kannst du nicht alles kontrollieren. Aber du kannst darauf vertrauen, dass einer virtuellen Assistentin sehr daran gelegen ist, die ihr übertragenen Aufgaben zu deiner vollsten Zufriedenheit zu erledigen und dein Vertrauen nicht auszunutzen. 

Denn als selbstständige Unternehmerin ist sie auf ihren guten Ruf angewiesen und freut sich über ein positives Feedback. Denn dann empfiehlst du sie sicher auch gerne an deine Kontakte weiter, die ebenfalls auf der Suche nach Entlastung sind. Am Ende ist es eine Win-Win-Situation für alle 😉

Bei jedem Projekt und jeder Aufgabe, die ich für meine Kunden erledige, tracke ich meine Zeit ganz transparent über das Tool Toggle. Eine detaillierte Übersicht zu den erfassten Zeiten lege ich dann am Ende jeder Rechnung bei.

Datenaustausch

Der Austausch von Dokumenten, Dateien, Bildern, oder Videos etc. kann ganz einfach über Google Drive, Dropbox, oder WeTransfer erfolgen.

Der Vorteil von Cloudspeichern wie Google Drive oder Dropbox liegt darin, dass man den Zugriff auf bestimmte Ordner beschränken kann. So kannst du z. B. einen Ordner für deine virtuelle Assistentin anlegen und sie dort mit den nötigen Informationen versorgen. Sie hat dann nur Zugriff auf diesen einen Ordner und kann dort auch wiederum Dokumente für dich ablegen.

Kleine Dokumente können auch immer noch per Mail versendet werden. Für eine langfristige Zusammenarbeit machen jedoch Cloudlösungen Sinn, da für euch beide jederzeit die Möglichkeit besteht auf die aktuellen Dokumente zuzugreifen.

Zugriffe (Passwörter & Zugänge)

Wieder so ein Vertrauensthema 🙂

Aber wenn deine virtuelle Assistentin für dich Arbeiten soll, wird sie früher oder später bestimmte Zugriffe und Zugänge benötigen.

Hier kann ein Passwort Manager unterstützen und sicher auch für ein bißchen mehr Vertrauen sorgen. Ich selbst nutze den Passwort Manager LastPass und kann es nur weiterempfehlen. Der Vorteil: du kannst hierüber Passwörter mit deiner virtuellen Assistentin teilen, ohne das sie die Passwörter sieht! Deine Passwörter bleiben also geheim.

Klingt gut? Ist es auch 😉

Datenspeicherung & DSGVO

Du möchtest natürlich, dass mit deinen Daten vertraulich umgegangen wird. Aber auch hierüber musst du dir keine Sorgen machen. Auch virtuelle Assistentinnen sind dazu verpflichtet, die Regeln der DSGVO einzuhalten 🙂

Zu jedem Dienstleistungsvertrag gibt es somit auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Vertraulichkeitsvereinbarung von mir. Ich nutze hier z. B. die Vertragsvorlagen von Lawlikes und EasyContracts.

Tipps

Du siehst, dass die Zusammenarbeit auf einer ziemlich großen Vertrauensbasis beruht. Deshalb ist eine klare und offene Kommunikation das A & O in eurer Zusammenarbeit. Sprecht alle Details vorher ab, vereinbart regelmäßige Feedback Gespräche. Lasst so erst gar keine Unstimmigkeiten aufkommen.

Und nicht zuletzt vertraue auf dein Bauchgefühl. Lernt euch in Ruhe bei einem ersten Kennenlerngespräch kennen und schaut, ob die Chemie zwischen euch passt.

Der Rest läuft dann ganz von alleine.

Los geht die Zusammenarbeit mit deiner virtuellen Assistenz!

Ich hoffe, ich konnte dir einen kleinen Überblick geben, wie eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz aussehen kann.

Wenn du jetzt auf den Geschmack gekommen bist und selbst schon darüber nachdenkst, vielleicht die ein oder andere Aufgabe auszulagern, dann sprich mich gerne an und vereinbare ein kostenloses Erstgespräch mit mir.

Gerne könnt ihr mir auch eure Kommentare, Erfahrungen, oder Gedanken in den Kommentaren da lassen.

Ich freue mich darauf, von euch zu hören!

Alles Liebe,

Britta

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